送別会の招待状を本人宛に書くときのポイント5つ!テンプレート付き!

送別会の幹事を任されてしまうと、日程調整や場所の予約、案内状の作成などやることがたくさん。

しかも、本人宛に招待状を初めて書くとなると、どう書いたらいいか分からないですよね…。

ですが、この記事にはテンプレートがあるので、そんなに悩まなくてもあっという間に、本人宛に送別会用の招待状が書けちゃいます!

招待状を書くのは早く終わらせて、出欠確認などの他の準備を進めましょう!

この記事では招待状を書くにあたっての注意点を網羅し、事例ごとにテンプレートをご用意しました。

今後、何回も書くであろう招待状。この記事でテンプレートを覚えて、ささっと書けるようにしましょう♪

この記事はこんな人におすすめ
  • 初めて本人宛に招待状を書くことになり困っている人
  • 幹事でなくとも招待状を書くように任された人

 

 

送別会の招待状を本人宛に書くならシンプルかつ丁寧に

主賓の方への改まった挨拶は、送別会で行います。

そのため、招待状にわざわざ書かなくても大丈夫です。

招待状には、送別会の目的や日時、場所が書かれてあればそれでいいのです。

また、送別会の案内メールは参加者と主賓とで別の招待状を送るのがマナーです。

ここからは、本人宛に招待状を書くにあたっての注意点をご紹介します!

 

1.敬語の使い方に気をつける

主賓の方が目上の場合、言葉遣いに注意しましょう。

言葉遣いに慣れていなくとも、本人宛の招待状にはそれにふさわしい言葉を使います。

例えば、書き出しに「拝啓」と書けば、結びには「敬具」と書きます。

また「謹啓」と「謹言」は、あきらかに敬意が高い言葉です。

そのため、目上の人にメールを送る場合や、改まった手紙に用いられます。意外と敬語って難しいですよね…。

 

2.送別会の1カ月前には招待状を出す

送別会は主賓が出席するのが絶対です。

一般的に、送別会は退職当日に行われる場合が多いですが、本人の都合があるのであらかじめ伺っておきましょう。

異動や退職の時期になると本人は引継ぎなどで忙しくなります。

そのため、日時の確認や連絡はなるべく1カ月前に行いましょう!

 

3.費用については書かない

本人宛の招待状には、費用については書きません。

主賓である本人からは、費用はいただかないで、他の参加者からの招待という形で送別会を行うのがマナーです。

そのため、会費の金額は書かないようにしましょう。

まったく書かないのは不親切かなと思う場合は、会費の欄に「招待」と書いておくと、本人にも分かりやすくなります。

 

4.シンプルかつ簡潔に書く

送別会で本人に送る招待状は、リマインダーや詳細の連絡といった内容がメインです。

日程や場所などの情報を伝えることが中心ですので、できるだけシンプルに書きましょう。

日程に関しては、メールの件名にも書き込んでおくと分かりやすくなるので親切です。

そもそも送別会の開催については、本人と最初に相談しているはずなので、長い挨拶は不要です。

挨拶やねぎらいの言葉は1文程度にして、長くなり過ぎないようにしましょう。

 

5.招待状はなるべく手渡しで

送別会は、主賓の人にとっては長年にわたるお仕事の最後の宴になる可能性があります。

何かとメールで事足りる時代ですが、できればプリントし、封筒に入れて直接お渡しすることをおすすめします。

すでに勤務地を離れていて、手渡しできない場合は郵送しましょう。

普通の白い紙にプリントしてもいいですが、透かし模様の入った便せん用紙にプリントするとより引き立ちます。

心のこもった招待状であれば、大切にしてくださるはずですよ♪

たった一通の招待状でも、きっと重みのある大切なものになります。

 

 

送別会の招待状はテンプレートに沿うと簡単にできる!

ここでは、定年退職の場合や寿退社、転勤や異動の場合のテンプレートをご紹介します。

このテンプレートをもとに、招待状を作成しましょう!

以下のテンプレートにはメール用に件名が入っていますので、プリントで招待状を送る方は削除してくださいね。

 

定年退職の場合

定年退職の場合は、今までお世話になったことを感謝し、今までの勤務をねぎらう言葉を入れておきましょう。

あまり接点がなかった場合は、会社のために尽力していただいたことをねぎらう言葉を書くと無難です。

件名: 送別会のご案内 【〇月〇日開催】

○○部長

お疲れさまです。○○(あなたの名前)です。

この度は役職を全うされてのご退職、心からお祝い申し上げます。

豊富な知識や技術をご指導くださいましたこと、改めて深く感謝申し上げます。

つきましては、感謝の気持ちを込めまして、下記の通り送別会をご用意させていただきました。

ご多忙なこととは存じますがぜひとも御出席くださいますようお願い申し上げます。

日時: 〇月〇日(〇) 〇時〇分より

場所: ○○

住所: ○○(会社から歩いて10分程度です)

HP: URL (⇒地図を添付しておくとより親切です♪)

会費:ご招待

幹事:○○

連絡先:〇〇(電話番号やメールアドレス)

以上

○○課(所属先)

○○(あなたの名前)

内線:○○

連絡先:○○(電話番号やメールアドレス)

 

寿退社の場合

退職理由が結婚の場合はおめでたいことですので、お祝いの言葉を盛り込みましょう!

親しい社員の場合は、他のケースと比較して多少フランクな書き方をしてもかまいません。

件名: 送別会のご案内 【〇月〇日開催】

○○さん

この度はご結婚おめでとうございます。心からお祝い申しあげます。

○○さんには入社以来いろいろとお世話になりました。

今後ますますのご健勝とご多幸を祈念いたします。

つきましては、感謝の気持ちを込めて送別会の準備をしています。

以下の通り詳細をまとめましたので、お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、ご出席いただけますようお願い申し上げます。

日時: 〇月〇日(〇) 〇時〇分より

場所: ○○

住所: ○○(会社から歩いて10分程度です)

HP: URL (⇒地図を添付しておくとより親切です♪)

会費:ご招待

幹事:○○

連絡先:〇〇(電話番号やメールアドレス)

以上

○○課(所属先)

○○(あなたの名前)

内線:○○

連絡先:○○(電話番号やメールアドレス)

 

転勤・移動の場合

転勤、移動の場合は「ご栄転おめでとうございます」というような言葉を入れましょう!

おめでたいことなので、お祝いの言葉を意識すると良い内容になります♪

件名: 送別会のご案内 【〇月〇日開催】

○○さん

この度はご栄転おめでとうございます。

○○さんの仕事に対して誠実に向き合われる姿は私たちの手本であり目標です。

これからもいっそうのご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。

つきましては感謝の気持ちを込めてささやかながら送別会を企画しております。

詳細につきましては、以下の通りになります。

日時: 〇月〇日(〇) 〇時〇分より

場所: ○○

住所: ○○(会社から歩いて10分程度です)

HP: URL (⇒地図を添付しておくとより親切です♪)

会費:ご招待

幹事:○○

連絡先:〇〇(電話番号やメールアドレス)

以上

○○課(所属先)

○○(あなたの名前)

内線:○○

連絡先:○○(電話番号やメールアドレス)

 

転職の場合

転職による退職の場合は、新たな職場に向けての激励の言葉を入れましょう。

転職先がまだ決まっていなかったり、同業他社に転職する場合だったりするので、転職先について直接触れるのはできる限り避けましょう。

件名: 送別会のご案内 【〇月〇日開催】

○○さん

○○部でのお勤めお疲れさまでした。○○さんには大変お世話になり、一同感謝しております。

寂しくなりますが、新しい地でのご活躍をお祈りしております。

つきましては、下記の通り送別会を開催させていただきます。

お忙しいとは思いますが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。

日時: 〇月〇日(〇) 〇時〇分より

場所: ○○

住所: ○○(会社から歩いて10分程度です)

HP: URL (⇒地図を添付しておくとより親切です♪)

会費:ご招待

幹事:○○

連絡先:〇〇(電話番号やメールアドレス)

以上

○○課(所属先)

○○(あなたの名前)

内線:○○

連絡先:○○(電話番号やメールアドレス)

 

退職理由が分からない場合

退職理由が、結婚なのか転職なのかどうしても分からない場合がありますよね。

その場合は、退職理由に触れないような無難な言葉で招待状を書きましょう!

件名: 送別会のご案内 【〇月〇日開催】

○○様

長年にわたり会社に貢献され、ご指導くださいましたこと誠にありがとうございました。

今日まで大変お世話になり感謝申し上げます。

つきましては、これまでの感謝の意を込めまして下記の通り送別会を準備させていただきました。

貴重な時間を頂戴し恐縮ではございますが、ぜひご参加くださいますようお願い申しあげます。

日時: 〇月〇日(〇) 〇時〇分より

場所: ○○

住所: ○○(会社から歩いて10分程度です)

HP: URL (⇒地図を添付しておくとより親切です♪)

会費:ご招待

幹事:○○

連絡先:〇〇(電話番号やメールアドレス)

以上

○○課(所属先)

○○(あなたの名前)

内線:○○

連絡先:○○(電話番号やメールアドレス)

 

 

送別会の招待状を本人に送る前にミスがないか確認する

送別会の招待状を書き終わったら、誤字脱字がないか確認します。

1人で見直すだけは、ミスの見逃しがあるかもしれないので、他の人にチェックしてもらうようにしましょう!

ここでは、忘れやすい項目や注意点をまとめました♪

 

本人の名前は要チェック

せっかく送別会用の招待状を作っても、本人の名前が間違っていると、主賓の方は本当に慰労されているのかと疑われてしまいます。

特に、「渡部」と「渡辺」、「山崎」と「山碕」、「渡邊」と「渡邉」など似ているようで違う漢字はたくさんあるので気をつけましょう。

名前を間違われてもまったく気にしない人がいれば、とても気にする人もいます。

意外と招待状を作った本人は名前の間違いに気付きにくいので、他の人にチェックしてもらうと間違いにくいですね。

 

幹事の連絡先を書いておく

名前は書いても、連絡先を書き忘れることがありませんか?

私は、メールのやりとりをするうえでよく書き忘れていることが多いです(笑)

そのため、書き忘れていないかのチェックと、電話番号やメールアドレスが間違っていないかのチェックもしましょう!

 

会場の場所を添えておく

送別会を行う会場の名前だけを書いていませんか?

その場所へ主賓の方が初めて行くかもしれないので、住所や地図を書いておくようにしましょう。

また、その場所のURLも書いてあるとあらかじめ雰囲気が分かるのでより親切になりますね♪

 

敬語の使い方があっているか

招待状に「ご苦労さまでした」や「感心しました」などの言葉が入っていませんか?

同僚や後輩に使う場合は大丈夫なのですが、主賓の本人が上司や上役の場合は要注意です。

「ご苦労さま」は立場が下の人に使う言葉なので、言葉遣いに厳しい方には言い方を変えましょう。

文脈に応じて、「ありがとうございます」や「さすがでした」に置き換えるといいですね。

また、「感心しました」も立場が下の人に使う言葉なので、この場合は「感銘を受けました」に置き換えましょう!

 

 

まとめ

  • 送別会の1カ月前には招待状を出すようにする
  • 主賓の方への招待状には送別会の費用については書かない
  • 本人宛の招待状はテンプレートに沿うと簡単にできる
  • 定年退職の場合は今までお世話になったことを感謝し今までの勤務をねぎらう言葉を入れておく
  • 招待状の本人宛の名前は要チェック
  • 敬語の使い方があっているか確認する

本人宛の招待状には、今までお世話になったことへの感謝を書きましょう。

感謝の言葉が入っていると本人も気持ちがよく、送別会に参加したいという気持ちがより強くなります。

素敵な招待状を送って、送別会で新たな生活をスタートする方を気持ちよく送り出しましょう!

ここまで読んでいただき、ありがとうございました!

Posted by Yuki_rabbit