簡易書留の書き方と出し方解説!裏面の書き方やA4に最適な封筒も紹介!

大事なものを送るときに使う簡易書留の正しい出し方をご存じですか?

私も履歴書を送るために使ったことがあります。

そのときは、急いでいたので郵便局でなんとなく茶封筒を買って、普通に宛先を書いて出しました。

あとから大事な書類なので、出し方や書き方が間違っていたらどうしよう…と不安になったのを覚えています。

この記事では、簡易書留の書き方と出し方を簡単にまとめています。

私のように今すぐ簡易書留を出さないといけない!というお忙しい方は、目次で気になるところだけをチェックすれば2分で解決します!

また、簡易書留を送る相手に好印象を与えたいという人は、適切な封筒の書き方や選び方も紹介していますので、参考にしてくださいね♪

この記事で簡易書留の書き方と出し方を事前に確認して、大事な書類を安心して送りましょう。

 

 

簡易書留の書き方と出し方は普通郵便とほぼ同じ

簡易書留ってあまり使わないけど、普通郵便と書き方や出し方に違いはあるの?と思う方もいるでしょう。

結論から言うと、基本的には簡易書留の書き方や出し方は普通郵便とほぼ同じです。

ただし、注意点が3つありますので、それだけをチェックすれば大丈夫です!

 

簡易書留は重要な書類を送るのに適している

そもそも、簡易書留は何を送るためにあるのでしょうか?

書留とは郵便物の受け渡しから配達までを記録することができる郵便のことです。書留は全部で3種類あります。

その中で簡易書留は、郵便物が壊れたり、送り先に届かなかったりした場合は、5万円まで保証ができるというものです。

書留の種類
  • 一般書留:実損額の全額を保証する
  • 現金書留:現金送付専用の一般書留
  • 簡易書留:実損額の保証額が5万円までだが、一般書留より割安

つまり、簡易書留は、一般書留で送るほど高価なものではない、大事なものを送るのに便利です。

例えば、簡易書留で送るのに適しているのは、入学願書・履歴書・契約書・請求書・旅行のチケット・招待状などです。

書留の特徴をそれぞれ確認して、それぞれの用途に応じて使い分けてくださいね。

 

注意点1:封筒表の左下に「簡易書留」と赤字で書く

簡易書留は普通の封筒で送れます。

書き方で注意することは封筒表面の左下に「簡易書留」と赤字で書き、四角で囲う必要があるということです。

ただし、「簡易書留」と書き忘れた場合でもご安心ください!

郵便局に行って「簡易書留です」と郵便局員さんに伝えれば、簡易書留のスタンプを押してくれます。

私は自分で書くと字が曲がってしまうこともあるので、簡易書留を送るときは書かずに郵便局にもって行って、スタンプを押してもらっています。

ちなみに、簡易書留のスタンプも販売されています。

念のため、自分で簡易書留と書きたい人はスタンプも販売されています。スタンプを使えばきれいに「簡易書留」と記載することができますよ。


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注意点2:簡易書留は郵便局からしか出せない

簡易書留の出し方での注意点は、郵便局からでしか送れないことです。

簡易書留は、重要な書類などを扱うため、ポストに投函するだけやコンビニでお願いすることはきません。

きちんと郵便局で郵便局員さんに「簡易書留をお願いします」と言って、手続きをしないと送れません。

なお、郵便局窓口の営業時間は、基本的に平日の9時から17時です。

仕事で忙しくて、平日の時間に出せない!どうすればいいの?
そんな方は、ゆうゆう窓口で簡易書留を出しましょう。

ゆうゆう窓口とは、夜間、休日も対応している窓口です。

ただし、通常の郵便局サービスより内容は限られます。また、営業時間は郵便局によって異なるので、確認してくださいね。

簡易書留はゆうゆう窓口でも対応しています。

ゆうゆう窓口で対応しているそのほかの業務は、速達や普通の郵便物を出す・切手の販売・ゆうパックなどです。

お近くのゆうゆう窓口は日本郵便のホームページで調べられますよ。

引用:日本郵便

また、手続きの際、郵便局によっては「書留・特定記録郵便物等受領証」という書類の記入を求められることがあります。

その場合は、差出人の氏名と住所だけを書けばOKです。

 

注意点3:簡易書留も速達で出せるが料金はプラスになる

簡易書留は速達でも出せます。速達で出したい場合は、郵便局員さんに「簡易書留を速達でお願いします」と言えば大丈夫です。簡単ですね!

ただし、料金がプラスになるので注意が必要です。速達の加算額は、郵便物の重さによって異なります。

 

知っておくと得する書留のサービス

簡易書留の注意点を3つ説明してきました。ここでは、知っておくとちょっと得する簡易書留を含めた書留のサービスを紹介します。

  • 休日配達

普通郵便は1月1日を除いて、休日の配達はしていません。ただし、書留は日曜日や休日でも配達ができます。

そのほかに休日に配達している郵便は、速達・代金引換便・配達日・配達時間指定郵便・ゆうパックなどです。

  • 再配達

受取人が不在だった場合は、当日の17時(※)までに電話で再配達の希望があった場合は、当日21時までに再配達が可能です。

(※郵便局によって異なる可能性があります。)

再配達の依頼は無料です。また、再配達の日時は指定できます。

  • 郵便追跡システム

書留の受領書にある引受番号を使って、郵便を追跡することができます。

  • 郵便代金計算システム

郵便代金は基本料金と運賃を足した額で計算をされます。簡易書留の場合は、基本料金・運賃に簡易書留を送るための加算料金が発生します。

簡易書留の加算料金は320円です。

【簡易書留の料金計算式】

基本料金・運賃+320円=簡易書留を送る料金

簡易書留を速達にする場合は、この代金にプラスして速達代もかかります。

なお、基本料金は郵便物の大きさで違います。運賃は、郵送する場所から配達先までの距離で決まります。

日本郵便のホームページで郵便代金の計算ができるので、簡易書留を送る場合にいくらかかるのかは事前にチェックしてくださいね!

引用:日本郵便

 

 

簡易書留の書き方における封筒裏面と表面での注意点

簡易書留の場合でも、書き方は普通郵便と変わらないと解説しました。では、そもそも封筒の裏面と表面には何をどう書けばいいのでしょうか?

横書きと縦書きの場合で、書き方に違いはあるのでしょうか?

ここでは、簡易書留を送るにあたって、縦書きと横書きの封筒別で書き方のポイントをそれぞれ解説します。

縦書きと横書き共通のポイントは黄色の枠、縦書きのみのポイントは青い枠、横書きのみのポイントはピンクの枠で表しています。

大事な書類が入っているからこそチェックポイントを確認して、封筒は丁寧に書きましょう。

 

封筒表面の書き方

封筒の表面には宛先の氏名・住所を書きます。

封筒表面の書き方ポイント(縦書き・横書き共通)
  • 企業宛ての場合、(株)などの略字を使わず、「株式会社」+「御中」と記載する
  • 個人宛ての場合、敬称は「様」を使う
  • 番地やビル名は略さず書く
  • 簡易書留の場合は、左下に赤字で「簡易書留」と書き、四角で囲う
封筒裏面の書き方ポイント(縦書き)
  • 漢数字を使う
封筒表面の書き方ポイント(横書き)
  • 切手を貼る位置は、封筒を縦長にしたときに左上になる位置
  • 住所には数字を使う

会社の部署名や住所などが長い場合、最初に相手の氏名を中央に書くとバランスがとりやすくなりますよ。

【封筒表面の書き方見本】

※クリックで画像が拡大します。

 

封筒裏面の書き方

封筒裏面には差し出し人の氏名と住所を書きます。郵便物に不備がある場合は、差出人に差し戻されるので住所はしっかりと書きましょう。

封筒裏面の書き方ポイント(縦書き・横書き共通)
  • 表書きより小さな字で書く
  • 封はのりでとめる
  • 敬称は不要
  • 左上に郵送した日付を書く
封筒裏面の書き方ポイント(縦書き)
  • 氏名・住所の書き方は2パターンある

縦書き封筒の場合、①封筒の左半分に氏名と住所すべてを書く方法と、②右半分に住所を書いて、左半分に氏名を書く方法の2種類があります。

どちらの書き方でも問題はありません。

封筒裏面の書き方ポイント(横書き)
  • 差し出し人の住所・氏名を封筒の下部1/3におさまるように書く

【封筒裏面の書き方見本】

※クリックで画像が拡大します。

 

 

簡易書留の書き方で封筒は何でもOK!書類別おすすめは?

繰り返しになりますが、簡易書留の書き方は、基本的には普通郵便と一緒です。

つまり、封筒サイズの指定もありません。

ただ、簡易書留は中に大事な書類を入れて送ることが多いと思いますので、サイズが合わない封筒を買って中身がくしゃくしゃになると困りますよね。

ここでは書類別にどの封筒を使ったら中身がきれいなまま送れるのかを解説します。

まず、郵便局で販売されている封筒は全部で5種類あります。

封筒の種類:(郵便局で販売されている種類)
  • 長形(なががた)封筒:縦の長さが横より大きいサイズの封筒(3種類)
  • 角形(かくがた)封筒:大きいサイズの封筒(1種類)
  • 洋形(ようがた)封筒:封入口がついている封筒(1種類)

【郵便局で販売されている封筒のサイズ】

封筒の名前(略称) サイズ(㎜)
角形2号(角2) 240×332
長形3号(長3) 120×235
長形40号(長40) 90×225
長形4号(長4) 90×205
洋形2号(洋2) 162×114

 

履歴書・願書には角形封筒が便利

履歴書や願書などA4用紙を折らずに郵送したいときは、角形2号が適しています。

ちなみに、願書送付用に大学が指定した封筒がいる場合があります。自分で封筒を用意する場合は、白い角形封筒がベストです。

なぜならば、茶封筒は納品書などのビジネスで使われるものとされているためです。

また、白い封筒のほうが清潔感のある印象を抱く方もいます。

フォーマルな書類を送る際は白い封筒がおすすめです。

 

納品書・請求書には長形封筒が便利

納品書や請求書、手紙を三つ折りや四つ折りにして郵送したいときには、長形封筒と呼ばれるサイズが便利です。

長形3号(長3)、長形40号(長40)、長形4号(長4)の3種類が郵便局で販売されています。

長形3号(長3)はA4サイズの紙を3つ折りにするとピッタリ入るサイズです。

長形40号(長40)長3より少し幅が狭いため、A4サイズの紙を4つ折りにして入れるのに適しています。

長形4号(長4)はさらに小さく、B5サイズの紙を3つ折りにするときに使います。

 

カードには洋形封筒が便利

招待状などカードタイプのものを郵送する場合は、封入口がついている洋型封筒がよく使われます。

その中でも、郵便局で販売されている洋形2号(洋2)はがきサイズで横型の封筒です。

【郵便局で販売されている封筒の大きさイメージ】

※クリックで画像が拡大します。

どの封筒サイズの場合でも、簡易書留の書き方で紹介した注意点と、封筒の表面・裏面の書き方の注意点に沿って書けば大丈夫です。

封筒の外側も中身も相手に失礼のないように丁寧に扱いましょう。

 

 

まとめ

  • 簡易書留は配達記録が残り、5万円までなら保証ができる郵便
  • 簡易書留は元旦以外の土日祝日も送ることができる
  • 簡易書留は郵便局・ゆうゆう窓口から出す
  • 簡易書留の書き方における注意点は、封筒の左下に赤字で簡易書留と記載すること

簡易書留は配達記録が残り、万が一、紛失や破損があった場合、実損額の5万円までの保証がついている郵便です。

そのため、願書や履歴書など高価ではないが、大事なものを送るときに適しています。

簡易書留の出し方は特別な手続きはありません。基本的には、書き方も普通郵便と変わりません。

ただし、書き方における注意点は表面左下に、簡易書留と赤字で記入をすることです。

簡易書留の出し方は、郵便局やゆうゆう窓口から出します。

ポストやコンビニでは取り扱い不可なので注意が必要です。

紹介したサービス以外に、2017年から戸建て住宅に設置された宅配ボックスへの配達を始めるなど、書留はさらに使いやすくなってきています。

この記事で簡易書留の書き方と出し方を確認して、大事な書類を出すときには簡易書留を活用しましょう!

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hikari

Posted by hikari