テレワーク最大のデメリットはコミュニケーション不足!?課題と解決策
働く場所や時間を自由に選べることで、満員電車での通勤から解放されたり、多様な人材を確保できたりと、メリットがたくさんあるテレワーク。
その一方で、問題となるのが、職場の仲間とのコミュニケーション不足です。
仕事を進めるうえで、不安を感じたりテンポよく進まない経験をした方もいるのではないでしょうか。
仲間の状況が分からないので今までカバーし合ってこれたことができなくなったり、モチベーションが上がらずついサボりがちになってしまったり…。
テレワークでのコミュニケーション不足は仕事の進捗にも大きく影響しますよね。
この記事ではテレワークのコミュニケーション不足による課題と、少しのコツでコミュニケーションを取りやすくする方法をご紹介します。
テレワークのデメリットであるコミュニケーション不足!課題は?
テレワークを行い、直接顔を合わせなくなった場合、どんな課題が出てくるのでしょうか。今回は３つに分けてお伝えしたいと思います。
①勤怠管理がしづらい
テレワークを行う場合、出勤時間や退勤時間、残業時間は基本的に自己申請となります。
上司としては部下が本当に仕事をしているか判断しづらいですし、部下としても残業をどこまで申告して良いのか迷ってしまいますよね。
今まではお互い見えて声を掛け合えたことでも、テレワークとなることで管理をすることが難しくなります。
これによって、不公平感も生まれやすくなってしまいます。
②チームワークが悪くなる
顔を合わせなくなるため、必然的に会話は減ってしまいます。
それに加えて、メールやチャットなどテキストがやり取りの中心になると、相手の表情が見えず、言いたいことが意図したとおりに伝わらないことも。
また、周りの目がないと少しくらい手を抜いても休憩を多くとってもバレないから、とサボる人が出てくる可能性もありますよね。
各々のモチベーションに差が出てくると、仕事のペースにも差が出てきてしまう可能性があります。
③孤独感が生まれやすい
一人で仕事をしていることで、チームみんなで仕事をしているときよりも孤独感をおぼえやすくなってしまいます。
仲間が頑張ってやっているから自分も！といった気持ちが薄れ、仕事に熱が入らなくなることも考えられますね。
テレワークのデメリットであるコミュニケーション不足の解決策
テレワークを成功させるためには、コミュニケーションが減ったことによって起こってしまう、これらの課題を解消する必要があります。
そのためにはどんなことに気をつけてテレワークをすればいいのでしょうか。そのためのコツをご紹介したいと思います。
①共有のスケジュールを利用しよう
周りの状況が見えにくいテレワークでは、チームのメンバーの進捗状況や勤務時間、自分の仕事のペース配分が見えづらいですよね。
そのため「自分だけ仕事をたくさんしていて他の人はサボっているのでは?」とお互いに対する不信感・不安感を募らせてしまうことがあります。
それを防ぐために、スケジュール管理ツールなどを活用して、仕事の内容・勤務時間をあらかじめ共有してみましょう。
すぐにツールが導入できない場合には、メールやチャットツールで１日の予定を伝えておくだけでもいいかもしれませんね。
どの時間帯なら相手に時間の余裕があるか分かるだけで、相談や確認がしやすくなり孤独感も軽減されます。
②ひとりひとりの業務範囲を明確にしよう
みんなで協力して行っていた仕事や、お互いの様子を見ながらカバーし合って行うことができていたような仕事ってありますよね。
それらはテレワークになると、誰がやるべき仕事か分かりづらくなります。
また、負担が偏っていてもそれに気づきづらい環境になっています。
そのため、あらかじめ業務分担を明確にしておくことが大切です。
顔が見えないからこそ、細かい部分まできちんと決めておくことで仕事がスムーズに進められるのです。
分担することで、「自分がやらないと終わらない」という意識も生まれるため、サボり防止効果も期待できます。
③Web会議システムを使おう
定期的に、チームのメンバーの表情を見て、声を聞いて、話し合う機会をもうけましょう。
顔を見て、声を聞いて打合せをすることで、メールだけでは伝わらない雰囲気が伝わり、チームで仕事をしているという一体感が生まれます。
ひとりで仕事をしていると感じがちな孤独感や、「これで大丈夫なんだろうか」という不安感も軽減することができますよ。
④チャットツールを有効活用しよう
テレワークは、メールやチャットツールといったテキストでのやり取りが中心になりがちです。
コミュニケーションが少し味気ないな、さみしいな、と感じた時には、ぜひチャットツールを有効に活用しましょう！
チャットツールは、メールのように堅い挨拶や締めの言葉は不要です。
短い言葉で気軽に送ることができ、リアクション機能などを使えばより早いリズムで会話をすることもできるのが、チャットツールの魅力ですよね。
また、対面で話すより緊張しないので、逆にチャットツールの方がストレスを感じない場合があるのも事実です。
⑤適度に雑談を
Web会議システムでも、チャットツールでも、たまには雑談をはさんでみましょう。
顔を合わせて仕事をしていたときは、雑談からお互いのことをより深く知って、いい関係を築いていた方も多いのではないでしょうか。
特にチャットツールなら対面では少し緊張してしまう人とも話してみるチャンスかもしれませんね♪
テレワークのデメリット解消に役立つツール
テレワークが格段にやりやすくなる、代表的なコミュニケーションツールをご紹介します。
- Web会議システム①「Zoom」
- Web会議システム②「V-CUBEミーティング」
- チャットツール①「Chatwork」
- チャットツール②「Slack」
ひとつひとつ簡単に説明していきますね。
Web会議システム①「Zoom」
Zoomはスマートフォンやパソコン、タブレットなどを使って、複数人でビデオ通話ができ、オンラインで会議やセミナーを開催するためのアプリです。
現在使われている主要Web会議システムのなかでは比較的接続の安定性が高く、画質や音質も良いと言われています。
同時接続人数も多く100人以上の大規模な会議にも対応できますし、普及度も高いので現時点（2020年9月）では一番おすすめです。
Web会議システム②「V-CUBEミーティング」
V-CUBEミーティングはスマートフォンやパソコン、タブレットなど様々な環境で使用でき、5000社以上が導入しているWeb会議システムです。
JR東日本やBenesse、法政大学など大手企業や大学などで導入されていることからも、信頼できて使いやすいことが分かりますね。
映像と音声だけでなく、画面や資料を共有しながらコミュニケーションをとることが可能です。初めて使う人でも操作性が分かりやすく簡単に使えるのが特徴です。
小中学校の臨時休校対策や教育機関、NPOや政治家事務所などの非営利団体向けに、無償提供されたことも話題になりました。
チャットツール①「Chatwork」
Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションの効率化を目的としたビジネスチャットです。
国際規格であるISMS認証を取得しており、KDDI株式会社や京都大学などさまざまな業種・企業に導入されていて、仕事の重要なやり取りにも安心して使えます。
私も利用していますが、感覚的に使いやすく機械が苦手な人にもおすすめです。
チャットツール②「Slack」
Slackは、アメリカのSlack Technology社が開発し運営していて、75万社を超える企業が導入しているビジネスチャットです。
メールに比べ過去のメッセージから必要な情報を検索したり、通知を細かくカスタマイズできるなど便利な機能がたくさんあります。
レスポンスよくコミュニケーションが取れ、特にビジネスユースに適した機能が満載のSlackは高い評価を得ています。
まとめ
- テレワークはコミュニケーション不足による「勤怠管理がしづらい」「チームワークが悪くなる」などの課題がある
- テレワーク成功のカギはコミュニケーション不足を補うこと
- コミュニケーション不足による課題を解決するために、Web会議システムやチャットツールを有効に使おう
- 職場の規模や働き方に合ったコミュニケーションツールを選ぼう
- コミュニケーションツールはWeb会議システム「Zoom」やチャットツール「Chatwork」がおすすめ
それぞれが好きな場所で働くことのできるテレワークは、いろいろな生活スタイルの人にメリットがある働き方！
子育て中の人、地方や海外に住んでいる人、電車通勤にストレスを感じている人などが、テレワークによってより良い働き方ができる場合もあります。
Web会議システムやチャットツールなど便利で使いやすいものを賢く利用して、テレワークでもしっかりコミュニケーションを取りながら働きたいですね。
この機会に、それぞれの職場に合った方法を試してみてはいかがでしょうか。