テレワークでの上司と部下の新たな働き方とは?みんな孤独で不安!?
大企業から中小企業まで、いまや多くの企業で導入され、すっかりおなじみの言葉になったテレワーク。
働きやすい環境や業務の効率化など良い効果ばかりを期待していたけど…。
実際やってみると「こんなはずじゃなかった」と思うことが増えていませんか?
テレワーカーの孤独感や不安感も高まってきて、テレワークが少数派になったり、テレワーク疲れという家庭も徐々に増えているように感じます。
テレワークでのメリットを生かしつつ、あなたや上司、部下が最高のパフォーマンスを発揮できる方法があったら知りたいですよね?
この記事では、テレワーク時の上司と部下の関係でお悩みの方へ、その問題点を解決し業務を効率化するための3つのポイントをご紹介します。
テレワークで皆が悩む上司と部下の関係の問題点とは?
はじめは新鮮な気持ちと新しい環境で楽しめていたテレワークでも、時間がたつとだんだん問題も見え始めるのではないでしょうか。
問題点が目立つようになると、仕事のモチベーションも下がって業務が進まなかったり、目指していたメリットも薄れてきてしまいますよね。
実際、私の周りでも、テレワークよりもオフィスワークの方が良かったなんて声もチラホラ。
でも、ただ悩んでいるだけでは、良い方向には進みません。
まずは、テレワークで何に悩んでいるのか、何が問題なのか、改めて見直してみましょう!
1) コミュニケーションが取りにくい
仕事をする上で誰しも抱えるのがコミュニケーションの問題。
テレワークに限った問題ではなく、オフィスワークでも起こる問題です。
特にテレワークでは、常に相手の状況が見えるわけではないので、コミュニケーション問題は一番の大きな悩みになってしまいますよね。
相談したいことがあっても、いつどんな方法で連絡をとるのがいいのかなど、悩んでしまう方も多いのでは?
相手のことを気遣ったり考えれば考えるほど、どんどん連絡が取りにくくなってしまうもの。
一言相談すれば解決できた内容を何時間も悩んだりした経験…私もあります。
上司や部下にかかわらず、お互いコミュニケーションをとることに遠慮がちになっていませんか?
通常のオフィスワークでは、上司も部下も相手の状況を確認しながら気軽に相談できました。
でも、テレワークでは相談しにくかったり、連絡するタイミングが遅くなったりして、お互いの意思の疎通がうまくいかない傾向があります。
また、コミュニケーション不足が続くと、何か問題が発生してもフォローが遅れてしまうことも!
後で大きな問題につながるミスをしてしまう可能性もあります。
2) 業務管理ができない
テレワークでは、通常のオフィスワークと比べてコミュニケーションの機会が少なく、業務状況を直接確認しにくい傾向があります。
あなたも誰がどんな業務に取り組んでいるか把握できずに困ったことはありませんか?
では、業務管理ができていないとしたら、どんな問題が起こるでしょうか?
<あなたが上司の立場なら>
部下に何か問題が起きていても、誰にどんな内容で指示を出せばいいか明確にできず、仕事が今まで以上にスムーズに進まなくなってしまうでしょう。
<あなたが部下の立場なら>
上司の業務状況を把握しにくいので、誰にどのような指示を仰いでいいか分からず、問題を一人でどんどん抱え込んでしまうかもしれません。
また、周りの状況がわからないと、思わぬ落とし穴にはまってしまう可能性も。
自分では順調にタスクをこなしていると思っていても、実は間違った方向で進めていたり、スケジュールが遅れていたということも起こります。
3) 労働時間が管理しにくい
テレワークでは、出勤・退勤という感覚が起きにくいので、業務の開始時間や終了時間といった労働時間を把握しにくいという問題もでてきます。
労働時間の管理は、個人に任されている場合が多いので、仕事とプライベートの線引きが難しく、オンとオフの切り替えに悩んでいる人が多いのでは!?
勤務時間が曖昧になりやすいため、まじめな人ほど知らず知らずのうちにオーバーワークになってしまうことも考えられます。
オフィスワークとは違い、出社の手間や時間が省ける分手軽に仕事が始められるため、つい休日でも気になり仕事をしていませんか?
また、オーバーワークは、自分で管理したくても仕事相手との兼ね合いで難しい場合もあるかもしれません。
テレワークで相手の状況が見えにくいことを利用して、軽率に相手とコンタクトを取る人もなかにはいるのではないでしょうか。
私も、朝早くから夜間や休日問わず、相手からの連絡に追われた時期があり、一日中仕事をしている感覚になって困ったという経験があります。
ライフワークバランスに取り組むなか、労働時間の管理はひとつの大きな課題となっています。
4) 孤独や不安な気持ちなど心理的ストレスの増加
テレワークではすぐに話せる相手が身近にいないため、悩みや問題があっても誰にも相談できずに孤独や不安な気分を一人で抱え込みがちです。
一人暮らしの人は、そもそも人と会話す機会が減ってしまい、うっかりすると一日誰とも話さず過ごすなんてことも。
また、家族と一緒に暮らしている人でも、仕事の話題はなかなか家族と共有しにくいですよね。
なにより、家族の生活時間や場所に気を使いながら仕事をするのは意外にストレスがたまるもの。
仕事面でも「さぼっていると思われていないか」「成果を適切に評価してもらっているのか」など今まで以上に不安に思う部分も出てきそうです。
さらに、テレワークによって外出する機会が減るので、外に出て気分転換というチャンスも少なくなってしまいがち。
孤独や不安な気持ち、今までとは違った気遣いなどで心理的ストレスが増える傾向にあります。
ただし、このような問題は非常にデリケートなので、通常のオフィス勤務でも把握しにくく声もあげにくいのが事実。
テレワークでは、通常のオフィスワーク時とは違い、近くでコミュニケーションをとれないため、さらに問題を把握しにくい面が出てきます。
電話のトーンが変わったとか、レスポンスが遅くなったなど、今までと様子が違う人がいないか、今まで以上に注意を払う必要がありそうです。
テレワークで上司が意識するべき業務の効率化とは?
そもそも業務の効率化とは、<無理・無駄・ムラ>をなくして、より効率的に業務を行えるようにするための取り組みのこと。
あなたと部下がチームとしてうまく機能して効率良く成果を発揮するには、部下の労働時間の管理や業務の進捗状況の管理が必要不可欠です。
テレワークにおいても、日頃から部下がスケジュール通りに業務を進められているかどうか、気を配っておきましょう。
それらのチェックやフォローアップをこまめに行うことが、業務効率化への成功の鍵です。
テレワークで上司が業務を効率的に進めるための3つのポイント
テレワークでは通常のオフィスワークとは勤務形態が異なります。
そのため、これまでの一般的な方法をそのまま適用したからといって必ずしもうまくいくとは限りません。
そこで、テレワークで業務を効率的に行うには、マネジメントを工夫することが重要です。
ここでは、そのポイントを3つ紹介していきます。
1) ICT(情報通信技術)ツールによるコミュニケーション環境の改善
コミュニケーション環境の改善には、ICTツールを活用し、リアルタイムで対面のコミュニケーションが実現できるような環境の整備が有効です。
現在は多くのICTツールがあり、業務や職場環境に合わせた選択が可能になりました。
定期的なオンラインミーティングの実施や、社内SNS、ビジネスチャットなどを使うことにより、円滑なコミュニケーションを目指してみましょう。
特に、オンラインミーティングを行える環境にするのはオススメ!
あなたとテレワークの相手がリアルタイムで動画や音声でのコミュニケーションを行えます。
メールでの文字だけでは、要件は伝わっても、どうしても事務的なビジネスライクになりがち。
相手の感情が見えにくいので、コミュニケーションがシンプルになり、誤解も生まれやすくなります。
電話では、声のトーンにより相手の感情は少し見えやすくなるものの、文字や資料を見せられないので、伝えられる情報量には限りがあります。
また、何より電話では1対1のコミュニケーションしかできません。複数の相手に一度に連絡できないので、その分の時間がかかってしまいます。
記録に残らないという問題点もありますね。
そのため「他の人がどのような対応を取っているのか把握できない」「情報の共有ができない」といった問題がでてきます。
その点、web会議では、表情や声から相手の雰囲気が伝わりますし、その場で資料を見せ合うこともできます。
お互い安心感や一体感も生まれ、相手とのコミュニケーションがよりスムーズに行えるようになるでしょう。
便利なコミュニケーションツールをもっと詳しく知りたい人は、以下の記事により詳しく書いてあるので、併せて読んでみてくださいね。
https://nonvillage.jp/terewa-ku-demeritto-komyunike-ssyon/
2) コミュニケーション頻度の改善
ICTツールを活用したテレワークでも、オフィスワーク時とは違い相手の状況が見えにくいです。
そのため、気軽に声をかけることは難しく、コミュニケーション不足になりがち。
そこで、上司と部下がコミュニケーションを取る頻度をお互い意識的に増やすことで、勤務時間や進捗状況を共有することができます。
特に、「ちょっと相談してみよう」と上司や同僚に連絡をとることにためらいを感じる部下には有効です。
コミュニケーションの頻度を増やすことによって、疑問や困っていることをできる限り放置せずに解決することができるでしょう。
また、上司と部下の1対1の関係だけでなく、チーム内や部署間でのミーティング頻度も増やしましょう。
より多くの人とつながりを持つことができ孤独感や不安感の改善に効果的です。
ただし、ミーティング時間には注意が必要です。
ミーティングの時間が長ければ長いほど拘束時間も長くなり、新たな問題を生む可能もあります。
時間は短くし、その代わりに頻度を上げるよう心がけましょう。
3) 情報の共有化
上司部下に関係なく、ある特定の人だけが業務を抱えこんだり、情報を持っていては効率的でスムーズな業務は行えません。
そこで、個人が持つ業務内容や情報を可能な限り職場全体で共有することが大切です。
例えば、チーム全員が共有できるスケジュール表を作成してはいかがでしょうか?
大きな時間軸だけでなく、できる限り細かな日々のスケジュール表もあるとおすすめ。
誰がいつどのような業務をしているか業務管理もしやすく、進捗状況も把握できるようになります。
それによって業務の偏りを防いだり、フォローアップも早くできるようになるでしょう。
また、業務担当者が細分化されて分かりやすくなるため、何か相談や連絡がある場合でも、適切な相手先が探しやすくなるメリットもあります。
まとめ
【テレワーク時における上司と部下の関係の問題点】
- コミュニケーション不足
- 業務の管理不足
- 労働時間の管理の難しさ
- 孤独感や不安感など心理的ストレスの増加
【上司が業務を効率的に進めるためのマネージメントのポイント】
- ICT(情報通信技術)ツールによるコミュニケーション環境の改善
- コミュニケーション頻度の改善
- 情報の共有化
今や多くの企業で導入されているテレワーク。
働きやすい環境や業務の効率化、生産性向上など多くのメリットが期待されています。
でも、今までのオフィスワークと変わらない方法でテレワークを行うと、物理的な距離がそのまま上司と部下との距離につながってしまいがち。
今回ご紹介した新たなマネジメント方法を行うことで、あなたも部下も最高のパフォーマンスを発揮できるでしょう。
ぜひ参考にして、快適なテレワークライフをお過ごしください。